Wo die Zeit heute verloren geht
Wenn Sie Ihren Offert-Prozess minutiös aufschreiben, sieht er in den meisten KMU fast identisch aus. Sechs Schritte, die Sie pro Anfrage erneut durchlaufen, immer in derselben Reihenfolge:
- Anfrage entgegennehmen (E-Mail, Telefon, Formular)
- Daten ins CRM oder Excel übertragen
- Vorlage öffnen und befüllen (Adresse, Position, Preise)
- Berechnung: Mehrwertsteuer, Skonto, Rabatt
- PDF generieren, prüfen, versenden
- In Wiedervorlage setzen
Davon sind rund 80 Prozent reine Routine. Genau das automatisieren wir. Was bleibt, ist die fachliche Beurteilung: passt der Umfang, stimmt der Preis im konkreten Fall, gibt es Sonderwünsche.
Wie der automatisierte Workflow aussieht
Schritt 1: Anfrage strukturiert erfassen
Statt frei formulierter E-Mails landet jede Anfrage über ein Formular auf Ihrer Website strukturiert im System. Felder: Kontakt, Leistung, Menge, Wunschtermin. Wo Anfragen weiterhin unstrukturiert per E-Mail kommen, parst ein E-Mail-Reader die wichtigsten Werte automatisch heraus. Was die Automatisierung nicht kann: implizite Anforderungen lesen, die zwischen den Zeilen stehen. Deshalb baut der Workflow eine Klarstellungs-Schleife ein: fehlt ein Pflichtfeld, geht eine kurze Rückfrage an den Kunden raus, bevor weitergerechnet wird.
Schritt 2: Offerte generieren
Sobald die Anfrage vollständig ist, läuft die Offerten-Logik automatisch:
- Position aus Produktkatalog matchen (Bexio Article-API oder Excel)
- Preise berechnen mit Ihren Branchen-Regeln
- Mehrwertsteuer Schweiz (8.1 Prozent Standard, 2.6 Prozent reduziert, 3.8 Prozent Beherbergung)
- PDF aus Bexio-Vorlage oder DocuSign erzeugen
Das Ergebnis ist ein fertiges Offert-PDF, das Ihrer heutigen Vorlage 1:1 entspricht. Layout, Logo, Fusszeile, AGB - alles bleibt, wie es ist. Mehr Hintergrund zur Bexio-Anbindung finden Sie unter Bexio automatisieren.
Schritt 3: Versand und Nachfass
Die fertige Offerte wird automatisch versendet, mit Tracking, ob sie geöffnet wurde. Sieben Tage nach Versand setzt der Workflow eine Wiedervorlage. Bleibt eine Antwort aus, geht eine höfliche Erinnerungs-E-Mail raus. Sobald der Kunde annimmt oder digital signiert, erhalten Sie eine Slack-Notification und der Auftrag landet als nächster Schritt im System. Sie sehen nur noch das, was wirklich Aufmerksamkeit braucht.
Vorher/Nachher: konkrete Zeitersparnis
Die folgende Aufstellung zeigt typische Werte für eine Standard-Offerte mit fünf bis zehn Positionen. Ihre realen Zahlen ermitteln wir in der kostenlosen Analyse anhand Ihrer letzten Offerten.
| Schritt | Heute (Min) | Automatisiert (Min) |
|---|---|---|
| Anfrage erfassen | 5 | 0 |
| Daten übertragen | 4 | 0 |
| Vorlage befüllen | 12 | 1 (Review) |
| Berechnung | 5 | 0 |
| PDF erstellen | 4 | 0 |
| Versand und Wiedervorlage | 5 | 1 |
| Total | 35 | 2 (Review) |
Wo die Automatisierung an Grenzen stösst
Damit das Bild ehrlich bleibt: nicht jede Offerte lässt sich sinnvoll automatisieren. Drei Fälle, in denen wir bewusst manuell bleiben:
- Sehr individuelle Offerten (Architektur, strategische Beratung, komplexe Projektgeschäfte) brauchen weiterhin manuelle Arbeit. Hier hilft die Automatisierung nur beim Datenversand und der Wiedervorlage, nicht bei der Erstellung.
- Anfragen mit unklaren Anforderungen werden in die Klarstellungs-Schleife geschickt. Das spart nicht 100 Prozent der Zeit, sondern reduziert sie auf eine kurze Rückfrage statt eines kompletten Klärungstermins.
- Offerten mit hohem CHF-Wert (über CHF 10'000) sollten manuell freigegeben werden, bevor sie versendet werden. Der Workflow schickt diese Fälle automatisch in einen Slack- oder Teams-Channel zur Freigabe.
Branchen, die das heute einsetzen
Handwerksbetriebe wie Sanitär-, Elektro- oder Maler-Firmen nutzen den Workflow für Standard-Servicepakete und wiederkehrende Wartungs-Offerten. Mehr dazu unter Handwerk.
IT-Dienstleister automatisieren Offerten für Standard-Setups, Hosting-Pakete und Support-Verträge mit fester Stückliste. Die individuelle Beratung bleibt manuell, das Standardgeschäft läuft durch. Details unter Dienstleister.
Treuhandbüros setzen den Workflow für Mandats-Offerten mit Standard-Leistungen ein, etwa Buchhaltung, Lohnbuchhaltung und MWST-Abrechnung. Mehr unter Treuhand.
Welche Tools wir typischerweise verbinden
Der Workflow bindet die Software an, die Sie heute schon im Einsatz haben. Kein neues CRM, kein neues Offert-Tool.
Welche Tools wir unter der Haube nutzen, entscheiden wir je nach Anforderung — Schweizer Hosting, API-Stabilität und Wartbarkeit stehen für uns über Tool-Vorlieben. Die Preise pro Prozess finden Sie auf der Seite Preise.
Häufige Fragen
Was, wenn ich keine standardisierten Leistungen habe?
Kein Problem. In der kostenlosen Analyse arbeiten wir mit Ihnen die häufigsten Leistungspakete heraus und definieren die Standards, die sich automatisieren lassen. Alles, was wirklich individuell bleiben muss, fliesst weiter manuell ein.
Funktioniert das ohne Bexio?
Ja. Wir arbeiten auch mit AbaWeb, Topal, KLARA oder Excel-basierten Vorlagen. Der Workflow wird auf Ihre Toolwelt angepasst, nicht umgekehrt.
Wie schnell ist die erste Offerte automatisiert versendet?
Typisch 5 bis 7 Werktage nach Auftragsbestätigung. In dieser Zeit binden wir Ihre Datenquellen an, übertragen Ihre Vorlagen und testen den Workflow mit echten Anfragen aus den letzten Wochen.
Kann der Kunde die Offerte digital signieren?
Ja, via DocuSign oder PDF-Signatur direkt im Workflow. Sobald die Signatur erfolgt, wird die Offerte als Auftrag in Ihrem System angelegt und das Team via Slack oder E-Mail informiert.