Die drei teuersten Routineprozesse im Treuhandbüro
In jedem Treuhandbüro, mit dem wir gesprochen haben, sind es dieselben drei Prozesse, die monatlich am meisten Zeit kosten und am wenigsten Wertschöpfung bringen. Die gute Nachricht: alle drei lassen sich mit den Schnittstellen abbilden, die Bexio, Abacus und Swissdec heute bereits anbieten.
Lohnabrechnung und Swissdec-Meldungen
Heute: Sie öffnen Bexio oder Abacus, lösen pro Mandant den Lohnlauf aus, exportieren die Lohnausweise als PDF, ziehen sie in Outlook und verschicken sie einzeln an die Mitarbeitenden des Mandanten. Parallel müssen die Swissdec-Meldungen an AHV, SUVA und Quellensteuer-Behörde erstellt und kontrolliert werden. Pro Mandat fallen so schnell zwei Stunden im Monat an, bei zwölf Mandaten sind das 24 Stunden. Automatisiert: Der Lohnlauf wird zum Stichtag ausgelöst, die Lohnausweise werden mit den hinterlegten Mitarbeiter-Mailadressen personalisiert versendet, Swissdec-Meldungen gehen direkt an die Endpunkte raus. Sie sehen nur noch die Ausreisser. Tiefer einsteigen können Sie auf Lohnabrechnung automatisieren.
MWST-Meldung quartalsweise
Heute: Quartalsende, Sie ziehen pro Mandat die MWST-Auswertung aus der FiBu, prüfen die Steuersätze, übertragen die Beträge ins ESTV-Portal, laden die Bestätigungs-PDF herunter und legen sie im Mandantenordner ab. Pro Mandat zählen Sie locker 30 bis 40 Minuten, kumuliert über zwölf Mandate ergibt das acht Stunden Stupidarbeit pro Quartal, also rund acht Stunden pro Monat im Schnitt. Automatisiert: Die Auswertung wird per API aus Bexio oder Abacus gezogen, gegen die Vormonate plausibilisiert, ans ESTV-Portal übermittelt und das Bestätigungs-PDF automatisch in den Mandantenordner einsortiert. Sie erhalten eine konsolidierte Übersicht aller zwölf Mandate auf einer Seite und schalten nur dort manuell rein, wo eine Plausibilitätsregel greift.
Eingangsrechnungen erfassen
Heute: Mandanten schicken Belege per Mail, WhatsApp oder PDF-Upload. Eine Sachbearbeitung öffnet jede Rechnung, liest Lieferant, Betrag, MWST-Code, Konto und Kostenstelle ab und tippt den Buchungssatz in Bexio. Bei einem aktiven Mandat sind das 40 bis 60 Belege im Monat, kumuliert über alle Mandate kommen schnell 32 Stunden zusammen. Automatisiert: Eingehende Belege werden per OCR ausgelesen, Lieferant und Konto werden anhand der Mandanten-Stammdaten vorgeschlagen, der Buchungssatz wird in Bexio als Entwurf angelegt und nur die unsicheren Treffer landen zur Review auf Ihrem Tisch. Details zur Bexio-Anbindung finden Sie unter Bexio automatisieren.
Was kostet manuell vs. automatisiert? (Beispielrechnung CHF)
Die folgende Beispielrechnung zeigt typische Werte für ein Treuhandbüro mit zwölf Mandaten und einem internen Verrechnungssatz von CHF 95 pro Stunde. Es handelt sich um Richtwerte, die je nach Mandatsmix variieren.
| Prozess | Heute (Stunden/Monat) | Automatisiert | Einsparung CHF/Monat (à CHF 95/h) |
|---|---|---|---|
| Lohnabrechnung | 24 | 4 | CHF 1'900 |
| MWST-Meldung | 8 | 1 | CHF 665 |
| Eingangsrechnungen | 32 | 6 | CHF 2'470 |
| Total | 64 | 11 | CHF 5'035 |
Bei einem Setup-Aufwand von einmalig CHF 800 bis CHF 4'000 pro Prozess (siehe Preise) amortisiert sich jeder einzelne der drei Prozesse innerhalb des ersten Quartals.
Wie die Einrichtung abläuft
- Schritt 1
Mandat-Scan (1 Stunde Termin)
Wir gehen gemeinsam Ihren Mandatsstamm durch und identifizieren, welche Prozesse das grösste Volumen, die häufigsten Fehlerquellen und den schnellsten ROI haben. Sie erhalten eine priorisierte Liste mit CHF-Einsparung pro Prozess.
- Schritt 2
Pilotprozess (3 bis 5 Werktage)
Wir setzen den Prozess mit dem höchsten Hebel als Pilot live. Drei bis fünf Werktage von Kickoff bis erstem produktivem Lauf, inklusive Testphase mit einem Mandat Ihrer Wahl. Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle und können den Pilot in Minuten stoppen.
- Schritt 3
Skalierung (Fixpreis pro Prozess)
Pro Quartal bringen wir den nächsten Prozess live, jeweils zum Fixpreis. Kein laufendes Berater-Honorar, keine Token-basierten Abrechnungen. Sie wissen vorher, was Sie zahlen, und Sie wissen vorher, was Sie sparen.
Datenschutz und FADP für Mandantendaten
Mandantendaten sind das sensibelste Gut im Treuhandbüro. Unsere Infrastruktur läuft ausschliesslich auf Schweizer Servern bei Infomaniak und Exoscale, keine Datenkopie verlässt das Hoheitsgebiet der Schweiz. Damit sind die Anforderungen aus dem revidierten DSG sowie aus üblichen Mandanten-NDAs ohne Zusatzaufwand erfüllt.
Wir greifen auf Bexio, Abacus und vergleichbare Systeme grundsätzlich mit den minimal nötigen Rechten zu. Wo immer möglich nutzen wir read-only Zugänge oder dedizierte Service-Accounts mit eingegrenzten Berechtigungen. Es werden keine Datenkopien für Trainingszwecke oder für Drittsysteme angelegt.
Mehr Details zu Hosting, Verschlüsselung und Auftragsbearbeitung finden Sie auf der Seite Datenschutz und Hosting. Auf Wunsch erhalten Sie ein vorbereitetes Auftragsbearbeitungs-Verzeichnis (ABV) für Ihre eigene Mandanten-Dokumentation.
Welche Software wir bei Treuhändern integrieren
Wir arbeiten mit der Software, die Sie heute schon haben. Kein Wechsel des FiBu-Systems, kein neues Mandanten-Frontend.
Fehlt ein System? In der Analyse prüfen wir kostenlos, ob eine Anbindung über Standard-API, Webhook oder File-Drop möglich ist.
Häufige Fragen
Funktioniert das mit Abacus AbaWeb?
Ja. Wir binden AbaWeb über die Standard-Schnittstelle an. Lohnläufe, Buchungen und Mandantendaten lassen sich auslesen und zurückschreiben, ohne dass Sie das gewohnte Abacus-Frontend verlassen müssen.
Was passiert, wenn ein Mandant zu uns wechselt?
Das Setup pro neuem Mandant dauert in der Regel unter einer Stunde. Wir kopieren die bestehende Vorlage, hinterlegen die Mandanten-Credentials und schalten die Automation für diesen Mandanten frei. Keine erneute Entwicklung nötig.
Wer haftet für falsche Lohnausweise?
Die Haftung bleibt bei Ihnen, wie heute auch. Wir bauen aber eine Validierungsstufe vor jeden Versand: AHV-Nummern, Bruttosummen und Quellensteuer-Codes werden gegen die Stammdaten geprüft. Auffällige Differenzen blockieren den automatischen Versand und landen in Ihrer Review-Inbox.
Was kostet es?
Ab CHF 800 pro Prozess als Fixpreis. Nach der kostenlosen Analyse erhalten Sie ein verbindliches Angebot mit Aufwand, Lieferzeit und ROI-Rechnung in CHF.