Die drei teuersten Routineprozesse im Handwerksbetrieb
Ob Sanitär, Elektro, Maler oder Schreinerei: Die teuersten Stunden verbringen Inhaber und Bauleitende nicht auf der Baustelle, sondern im Büro. Drei Prozesse fressen in fast jedem Betrieb mit 5 bis 15 Mitarbeitenden den grössten Teil der Verwaltungszeit, und alle drei lassen sich mit den Schnittstellen abbilden, die Bexio, KLARA und Ihre Stundenrapport-App heute schon mitbringen.
Offerten erstellen und versenden
Heute: Eine Anfrage kommt per E-Mail oder Telefon rein. Sie öffnen Bexio oder KLARA, erfassen die Kundenadresse, suchen die passende Offert-Vorlage, befüllen Positionen, rechnen die Mehrwertsteuer, erzeugen das PDF und schicken es per Mail raus. Pro Offerte gehen so leicht 30 Minuten drauf, bei zwanzig Offerten im Monat sind das zehn Stunden Bürozeit, die niemand verrechnen kann. Automatisiert: Ein Formular auf Ihrer Website oder ein E-Mail-Parser nimmt die Anfrage entgegen, eine Offerte wird aus der hinterlegten Bexio- oder KLARA-Vorlage erzeugt, DocuSign bringt sie zum Kunden zur digitalen Unterschrift. Ihr Aufwand: 3 Minuten Review pro Offerte. Mehr dazu unter Offerten automatisieren.
Stundenrapporte vom Bau ins Büro
Heute: Mitarbeitende notieren ihre Stunden auf Papier oder in einer App. Am Monatsende muss jemand im Büro die Werte abtippen, die Stunden den richtigen Aufträgen zuordnen und ins Lohnsystem übertragen. Fehler beim Übertragen sind die Regel, nicht die Ausnahme. Bei zehn Mitarbeitenden kommen schnell 8 Stunden Übertrag pro Monat zusammen, plus Korrekturschlaufen mit den Vorarbeitern. Automatisiert: Stunden werden direkt in der App erfasst oder per Foto vom Stundenzettel via OCR digitalisiert, einmal täglich laufen die Werte automatisch in Bexio Lohn ein, eine Plausibilitätsprüfung markiert Ausreisser (zu viele Stunden, fehlende Auftragszuordnung) und stoppt den automatischen Lauf nur dort.
Mahnwesen mit Augenmass
Heute: Offene Rechnungen müssen täglich oder wöchentlich geprüft werden, jemand muss entscheiden, wer eine 1., 2. oder 3. Mahnung erhält, den Text anpassen und manuell verschicken. Die meisten Handwerksbetriebe lassen das schleifen und verlieren dadurch Liquidität. Automatisiert: Der Workflow läuft jeden Morgen, prüft den Bexio-Forderungsbestand, schickt die 1. Mahnung mit freundlichem Ton, die 2. mit klarer Frist, die 3. mit Eskalation an die Geschäftsführung. Ab definierten Schwellen (zum Beispiel CHF 5'000 offen über 60 Tage) landet der Fall direkt auf Ihrem Tisch, alle Mahnungs-Schritte werden in Bexio als Status mitgeschrieben. Details zur Bexio-Anbindung unter Bexio automatisieren.
Was kostet manuell vs. automatisiert? (Beispielrechnung CHF)
Die folgende Beispielrechnung zeigt typische Werte für einen Handwerksbetrieb mit 5 bis 15 Mitarbeitenden und einem internen Verrechnungssatz von CHF 75 pro Stunde für Bürotätigkeiten.
| Prozess | Heute (Stunden/Monat) | Automatisiert | Einsparung CHF/Monat (à CHF 75/h) |
|---|---|---|---|
| Offerten | 16 | 2 | CHF 1'050 |
| Stundenrapporte | 8 | 1 | CHF 525 |
| Mahnwesen | 6 | 1 | CHF 375 |
| Total | 30 | 4 | CHF 1'950 |
Bei einem Setup-Aufwand von einmalig CHF 800 bis CHF 4'000 pro Prozess (siehe Preise) amortisiert sich jeder Prozess in der Regel innerhalb des ersten Quartals.
Wie die Einrichtung abläuft
- Schritt 1
Prozess-Scan (1 Stunde Termin)
Wir gehen mit Ihnen Ihre wiederkehrenden Bürotätigkeiten durch und identifizieren, wo Sie heute am meisten Zeit verlieren. Sie erhalten eine priorisierte Liste mit CHF-Einsparung pro Prozess und einer ehrlichen Einschätzung der Machbarkeit.
- Schritt 2
Pilotprozess (3 bis 5 Werktage)
Wir wählen mit Ihnen den Prozess mit dem grössten Hebel und schalten ihn live. Drei bis fünf Werktage von Kickoff bis erstem produktivem Lauf, inklusive Testphase. Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle und können den Pilot in Minuten stoppen.
- Schritt 3
Skalierung (Fixpreis pro Prozess)
Pro Quartal bringen wir den nächsten Prozess live, jeweils zum Fixpreis. Kein laufendes Berater-Honorar, keine versteckten Kosten. Sie wissen vorher, was Sie zahlen, und Sie wissen vorher, was Sie sparen.
Datenschutz für Mandantendaten
Im Handwerk fliessen sensible Daten zusammen: Kundenadressen mit Zugangscodes, Bauplan-Anhänge, Foto-Dokumentation der Baustelle, Lohndaten Ihrer Mitarbeitenden. Unsere Infrastruktur läuft ausschliesslich auf Schweizer Servern bei Infomaniak und Exoscale, keine Datenkopie verlässt das Hoheitsgebiet der Schweiz. Damit sind die Anforderungen aus dem revidierten DSG (FADP) ohne Zusatzaufwand erfüllt.
Wir greifen auf Bexio, KLARA und Ihre Stundenrapport-Tools mit den minimal nötigen Rechten zu. Es werden keine Datenkopien für Trainingszwecke oder Drittsysteme angelegt. Mehr Details unter Datenschutz und Hosting.
Welche Software wir bei Handwerkern integrieren
Wir arbeiten mit der Software, die Sie heute schon haben. Kein Wechsel der Buchhaltung, kein neues Stundenrapport-System.
Fehlt ein System? In der Analyse prüfen wir kostenlos, ob eine Anbindung über Standard-API, Webhook oder File-Drop möglich ist.
Häufige Fragen
Funktioniert das auch ohne Bexio?
Ja. Wir arbeiten genauso mit KLARA, AbaWeb oder gepflegten Excel-Vorlagen. Die Automation greift dort an, wo Ihre Daten heute schon liegen, ein Systemwechsel ist nicht nötig.
Was, wenn ein Auftrag während der Arbeit angepasst wird?
Nachträge sind im Handwerk Alltag. Der Workflow erfasst Mehraufwand und Materialnachträge separat, hängt sie an die ursprüngliche Offerte an und schickt dem Kunden eine aktualisierte Werkvertrags-Version zur Bestätigung.
Wie kommen die Stunden vom Bau ins Büro?
Zwei Wege: Entweder Ihre Mitarbeitenden tippen die Stunden direkt in eine mobile App, oder sie fotografieren den ausgefüllten Stundenzettel. Eine OCR-Stufe liest die Werte aus, prüft sie auf Plausibilität und schreibt sie in Bexio Lohn.
Was kostet die Einrichtung?
Ab CHF 800 pro Prozess als Fixpreis. Nach der kostenlosen Analyse erhalten Sie ein verbindliches Angebot mit Aufwand und ROI in CHF. Details unter /preise.