Die drei teuersten Routineprozesse bei Dienstleistern
Wir haben mit dutzenden IT-Dienstleistern, Beratern und Agenturen gesprochen. Drei Prozesse tauchen praktisch immer auf, wenn es um unproduktive Verwaltungsstunden geht. Alle drei lassen sich mit den APIs abbilden, die Notion, Slack, Toggl, Bexio und Google Workspace heute bereits anbieten.
Kunden-Onboarding und Systemzugänge
Heute: Ein neuer Auftrag kommt rein. Sie schicken den Vertrag über DocuSign, legen einen Slack-Channel an, erstellen eine Notion-Page mit Projektdokumentation, richten einen Google-Workspace-Account ein, klonen den Projektordner mit den Vorlagen und schreiben eine Willkommens-E-Mail mit den Login-Daten. Pro neuem Mandat kommen so schnell 60 bis 90 Minuten zusammen, oft verteilt auf zwei Personen. Automatisiert: Sobald der DocuSign-Status auf "signed" springt, laufen alle weiteren Schritte parallel ab. Channel angelegt, Notion-Page aus Vorlage instanziert, Google-Account provisioniert, Ordner geklont, Willkommens-Mail mit Onboarding-Checkliste raus. Sie sehen einen Review-Eintrag in Slack und bestätigen mit einem Klick. Pro Onboarding bleiben rund zwei Minuten Review statt anderthalb Stunden Klickarbeit.
Projekt-Reporting für Kunden
Heute: Wöchentlich oder monatlich öffnen Sie Jira oder Linear, exportieren erledigte Tasks, ziehen Stunden aus Toggl, gehen den Slack-Channel des Mandanten durch und bauen daraus einen Status-Report in Word oder Notion. Pro Mandat zwei Stunden, bei zehn aktiven Mandaten 20 Stunden im Monat, die niemand bezahlt. Automatisiert: Ein Cron-Job zieht zum Stichtag die Daten aus den angeschlossenen Systemen, konsolidiert Tickets, Zeiten und Highlights, generiert pro Mandat ein PDF oder Markdown-Dokument und versendet es mit personalisierter Cover-Mail. Sie öffnen den Report, ergänzen einen einleitenden Kommentar und geben ihn frei. Aus 20 Stunden werden rund vier Stunden Review-Zeit.
Rechnungsstellung mit Zeiterfassung
Heute: Monatsende. Sie ziehen Stunden aus Toggl oder Harvest, sortieren nach Mandat und Projekt, addieren Pauschalen, tippen die Rechnung in Bexio, prüfen die Mehrwertsteuer, versenden, tracken Zahlungseingänge in einer Tabelle und stossen Mahnungen manuell an. Vier bis sechs Stunden im Monat, Tendenz steigend mit jedem neuen Mandat. Automatisiert: Stunden und Pauschalen werden zum Stichtag eingelesen und pro Mandat als Rechnungsentwurf in Bexio angelegt. Versand, Zahlungs-Tracking und ein dreistufiges Mahnwesen laufen automatisch. Sie prüfen die Entwürfe in 30 Minuten und geben sie sammelweise frei. Tiefer einsteigen können Sie unter Bexio automatisieren und Offerten automatisieren.
Was kostet manuell vs. automatisiert? (Beispielrechnung CHF)
Die folgende Beispielrechnung zeigt typische Werte für einen IT-Dienstleister mit rund zehn aktiven Mandanten und einem internen Verrechnungssatz von CHF 110 pro Stunde. Es handelt sich um Richtwerte, die je nach Projektmix und Tool-Stack variieren.
| Prozess | Heute (Stunden/Monat) | Automatisiert | Einsparung CHF/Monat (à CHF 110/h) |
|---|---|---|---|
| Onboarding (2 neue/Monat à 90 Min) | 3 | 0.3 | CHF 297 |
| Reporting (10 Mandanten × 2 Std/Monat) | 20 | 4 | CHF 1'760 |
| Rechnungsstellung | 5 | 0.5 | CHF 495 |
| Total | 28 | 4.8 | CHF 2'552 |
Bei einem Setup-Aufwand von einmalig CHF 800 bis CHF 4'000 pro Prozess (siehe Preise) amortisiert sich jeder einzelne der drei Prozesse innerhalb des ersten Quartals.
Wie die Einrichtung abläuft
- Schritt 1
Prozess-Scan (1 Stunde Termin)
Wir gehen Ihren Tool-Stack und Ihre wichtigsten Mandate durch und identifizieren die Prozesse mit dem grössten Volumen, den meisten Tool-Wechseln und dem schnellsten ROI. Sie erhalten eine priorisierte Liste mit CHF-Einsparung pro Prozess.
- Schritt 2
Pilotprozess (3 bis 5 Werktage)
Wir bringen den Prozess mit dem höchsten Hebel als Pilot live. Drei bis fünf Werktage von Kickoff bis erstem produktivem Lauf, inklusive Testphase mit einem Mandat Ihrer Wahl. Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle und können den Pilot in Minuten stoppen.
- Schritt 3
Skalierung (Fixpreis pro Prozess)
Pro Quartal bringen wir den nächsten Prozess live, jeweils zum Fixpreis. Kein laufendes Berater-Honorar, keine Token-basierten Abrechnungen. Sie wissen vorher, was Sie zahlen, und Sie wissen vorher, was Sie sparen.
Datenschutz für Kundendaten
Bei Dienstleistern wandern oft besonders sensible Inhalte durch die Workflows: interne Strategiepapiere, Quellcode, Finanzkennzahlen, HR-Daten der Endkunden. Wir gestalten jede Automation so, dass die Datenmenge klein bleibt und die Zugriffe nachvollziehbar sind.
Standardmässig nutzen wir read-only API-Zugriffe, wo immer der Anwendungsfall es zulässt. Schreibende Zugriffe laufen über dedizierte Service-Accounts mit eingegrenzten Berechtigungen. Logs werden NDA-konform geführt: keine Klartext-Inhalte aus Mandantenkommunikation, sondern strukturierte Metadaten zu Lauf, Status und Fehlerursache. Auf Wunsch hosten wir Workflows ausschliesslich auf Schweizer Servern. Mehr dazu unter Datenschutz und Hosting.
Welche Software wir bei Dienstleistern integrieren
Wir arbeiten mit dem Stack, den Sie heute schon haben. Kein Wechsel des CRM, kein neues Projektmanagement. Eine Übersicht der häufigsten Anbindungen:
Welche Plattform wir für die Orchestrierung nutzen, wählen wir je nach Anforderung. Sie müssen sich nicht entscheiden — wir bauen das passende Setup zu Ihrem Prozess.
Häufige Fragen
Funktioniert das auch ohne grossen Tech-Stack?
Ja. Wir arbeiten auch mit Excel und E-Mail als Basis. Viele Dienstleister starten mit einem schlanken Setup aus Outlook oder Gmail, einer Tabelle für Stunden und Bexio für die Buchhaltung. Auch das lässt sich automatisieren, ohne dass Sie vorher in neue Software investieren müssen.
Können wir die Workflows später selbst weiterentwickeln?
Ja. Wir bauen Ihre Automationen in einem visuellen Workflow-Editor. Sie sehen jeden Schritt grafisch und können Konditionen, Empfänger oder Datenquellen ohne Code anpassen. Wer tiefer einsteigen will, hat trotzdem JavaScript-Hooks zur Verfügung.
Wie sieht das mit Mandantentrennung aus?
Pro Mandant legen wir entweder einen separaten Workflow an oder arbeiten mit Sub-Workflows und definierten Zugriffsrechten. So bleiben Credentials, Daten und Logs sauber getrennt. Auf Wunsch protokollieren wir jeden Lauf pro Mandant einzeln, was die Nachweispflicht gegenüber Auftraggebern vereinfacht.
Was kostet die Einrichtung?
Ab CHF 800 pro Prozess als Fixpreis. Sie erhalten nach der kostenlosen Analyse ein verbindliches Angebot mit Aufwand, Lieferzeit und ROI in CHF. Details auf der Seite Preise.
Bereit für den nächsten Schritt? Beschreiben Sie Ihren Prozess im kostenlosen Analyse-Tool und Sie erhalten in unter zehn Minuten eine konkrete CHF-Rechnung sowie einen herunterladbaren Workflow.